○印南町文書編さん保存規程
平成14年3月27日
訓令第2号
印南町文書編さん保存規程(昭和33年訓令第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この規程は、印南町役場における文書の編さん保存について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で「文書」とは、町の公文書、図書、官報、県報、その他一切の公用の文書をいう。
(文書分類)
第3条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表(別表第1)にしたがって分類しなければならない。
2 大分類、中分類及び小分類については、全庁的な統一の観点から総務課が作成・管理する。
3 簿冊名については、各課が実際に使用する簿冊に設定したものを総務課が管理する。
(文書分類基準の変更)
第4条 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに簿冊名項目の変更を検討し、文書分類表登録変更届(様式第1号)を総務課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、文書分類基準の簿冊名を追加する必要が生じた場合
(2) 文書の移し換えや廃棄の際に、文書の保存年限等を見直した場合
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には、速やかに大分類、中分類及び小分類の変更を検討し、簿冊名登録変更届を総務課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられたこと等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合を生じた場合
3 総務課は、前2項に定める変更内容を確認の上速やかに文書分類基準を変更し、新たな文書分類基準を各課に提出しなければならない。
(整理の方法)
第5条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。
2 1つの簿冊には、原則として作成年度、細分類名及び保存年限が同一の文書のみを綴じるものとする。
3 前項の規定にかかわらず、保存年限の異なる文書を1つの簿冊に綴じる場合は、綴じ込まれた文書のうちで最長の文書の保存年限を当該簿冊の保存年限とみなす。ただし、永年保存の文書は、単独で綴じなければならない。
4 ファイルの種類は、簿冊の厚さに応じ、それぞれ当該各号に掲げるとおりとする。
(1) 簿冊の厚さが1.5cm未満の場合 フラットファイル
(2) 簿冊の厚さが1.5cm以上の場合 チューブファイル
5 前項の規定にかかわらず、保存年限が3年、5年、10年、永年のものについては、チューブファイルを使用する。
6 文書は、基本的に新しいものが上になるように簿冊に綴じる。
(簿冊の背表紙)
第6条 簿冊には、次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第2号)を背表紙に添付する。
(1) 作成年度
(2) 大中小分類
(3) 簿冊名
(4) 保存年限
(5) 廃棄年度
(6) 所属名
(文書目次の作成)
第7条 文書件数の多い簿冊には、当該簿冊の最初の項に文書目次(様式第3号)を添付しなければならない。
2 簿冊の大きさ、形状等により、文書目次を当該簿冊に綴ることができない場合は、文書管理担当者が一括して保管するものとする。
3 新たな文書を簿冊に綴る場合は、インデックス等により番号を記入して、文書目次に文書番号、文書名、保存年限等を順次記入しなければならない。
(文書の移換え)
第8条 文書の移換えは、新年度文書の保管場所を確保するため、毎年4月から6月に、完結した現年度文書を課内の現年度以外文書の保管スペースに移動させることにより行う。
2 移換えは、文書管理担当者の指示のもと各課において行う。
(文書の保管)
第9条 文書の保管は、文書管理担当者の指示のもと各課において次に定めるところにより行う。
(1) 各課の職員は、年度末までに翌年保管することとなったすべての簿冊(常用文書を綴った簿冊を含む。)について、保管簿冊通知書に必要事項を記載し、文書目次とともに文書管理担当者に提出する。
(2) 文書管理担当者は、職員から提出された保管簿冊通知書と簿冊を対照、確認した上で、保管簿冊通知書を文書目次の写しとともに総務課へ提出する。
(3) 総務課は、各課から提出された保管簿冊通知書に受領印を押印し、原本を保管簿冊目録として管理し、その写しを各課の文書管理担当者に交付する。
2 保管の期間は、原則として、保存年限起算日より1年間とする。
(常用文書)
第10条 各課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定することのできる文書は、次に掲げるものとする。
(1) 通年文書
(2) 台帳・名簿等の使用頻度が高い簿冊
3 常用文書は、前条第2項に定める保管期間を延長することができる。
(文書の置換え)
第11条 文書の置換えは、毎年4月から6月に次に定めるところにより行う。
(1) 総務課は、保存書庫へ置換えする必要のある簿冊について、管理している保管簿冊目録から簿冊保存指示書を作成し、各課へ配付する。
(2) 総務課は、常用文書一覧を前項に定める保管簿冊指示書と合わせて各課に交付し、常用文書として保管を継続するかどうかの確認を指示する。
(3) 各課は、常用文書としての役割を終え、保存される常用文書がある場合には、当該簿冊を簿冊保存指示書に加え、文書管理担当者がそのラベルを作成し、各職員に配付し、背表紙に添付させた後に保存対象とする。
(4) 文書管理担当者は、総務課から交付された簿冊保存指示書と簿冊を対照した上で、各課において、総務課の指定する場所に簿冊収納の指示を行う。この場合において、該当する簿冊の文書目次が作成されていることを確認するとともに、その写しを作成し、保管するものとする。
(5) 文書管理担当者は、簿冊保存指示書に置換え日等必要事項を記入し総務課へ提出する。
(6) 総務課は、各課から提出された簿冊保存指示書をもとに、保存書庫へ置換えされた簿冊の確認作業を行うとともに、保存簿冊目録として管理し、その写しを各課の文書管理担当者に交付する。
(7) 文書管理担当者は、交付された保存簿冊目録の写しを保管する。
(文書保存年限等)
第12条 文書の保存期間は、別に定めのあるものを除き次の5種とし、その区分は文書保存年限基準表(別表第2)によるものとする。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 文書の保存年限は、当該文書が完結した翌年度の4月1日から起算する。
(文書の保存)
第13条 文書の保存は、各課が文書管理担当者のもと、保存年限が満了するまでの間、保存書庫において行う。
2 総務課は、各課の文書量を考慮して書棚を割り振るとともに、保存書庫の保守、点検、鍵の管理等を行い、保存されている簿冊の一覧を管理する。
3 書庫の出入りについては、係の指示に従わなければならない。
4 書庫の中では喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。
(保存文書の利用)
第14条 保存文書を持出しするとき及び返却するときは、総務課に常置している保存書庫利用簿(様式第3号)に必要事項を記入しなければならない。
2 保存文書を保存書庫外に持出した場合は、文書の利用終了後速やかに保存書庫に返却する。
3 利用が終わった保存文書は、元に戻し、総務課へ鍵を返却し、保存書庫利用簿に必要事項を記入する。
4 借覧中の保存文書は転貸し、又は庁外に持出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
5 保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、町長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の廃棄)
第15条 保存期間が満了した保存文書は、総務課において関係課に合議し、町長の決裁を経て廃棄する。
2 文書の廃棄は、保存期間が満了した文書を、毎年4月から6月の文書廃棄期間で、総務課の指定する日に行う。
3 文書の廃棄は、毎年4月から6月に次に定めるところにより行う。
(1) 総務課は、廃棄する必要のある簿冊について、保存簿冊目録から簿冊廃棄指示書を作成し、各課へ交付する。
(2) 廃棄対象簿冊は、文書管理担当者のもと、総務課から交付された簿冊廃棄指示書と簿冊を対照した上で、総務課の指定する日に指定場所に搬入する。
(3) 文書管理担当者は、簿冊廃棄指示書に廃棄日等必要事項を記入し、総務課へ提出する。
(4) 総務課は、各課から提出された簿冊廃棄指示書をもとに、運び出された簿冊及び保存書庫の確認作業を行うとともに、廃棄簿冊目録として管理し、その写しを各課等の文書管理担当者に交付する。
(5) 総務課は、すべての確認作業を完了した後、廃棄対象の簿冊を焼却又は裁断等適当な処分方法を各課に指示する。
(6) 文書管理担当者は、交付された廃棄簿冊目録の写しを保管する。
(保存期間の延長)
第16条 総務課から交付された簿冊廃棄指示書に記載されている簿冊のうち、保存期間の延長が必要と判断されたものについては、次に定めるところにより保存期間延長の処理を行う。
(1) 文書管理担当者は、廃棄せず保存期間の延長が必要とされる簿冊について総務課へ報告する。
(2) 総務課は、文書管理担当者からの報告を受け、簿冊名登録変更届を用いて保管している保存簿冊目録における当該簿冊の保存期間及び廃棄年限等の変更を行うとともに、当該簿冊の背表紙の記載内容変更を文書管理担当者に指示する。
2 文書管理担当者は、総務課からの指示に基づき当該簿冊の背表紙の記載内容を変更する。
(町史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存)
第17条 町史等の編さんに必要な資料価値のある文書の保存は、次に定めるところにより行う。
(1) 総務課は、簿冊廃棄指示書を各課へ交付する前に文化財担当課へ交付する。
(2) 文化財担当課は、簿冊廃棄指示書を確認し、保存が必要と判断する簿冊がある場合には、当該簿冊を文化財担当課へ移管し、保存期間延長の処理を各課に指示する。
附則
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成14年規程第3号)
この規程は、公布の日から施行し、平成14年4月1日から適用する。
附則(平成14年規程第5号)
この規程は、公布の日から施行し、平成14年4月1日から適用する。
附則(平成14年規程第7号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成15年規程第2号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成15年規程第3号)
この規程は、公布の日から施行し、平成15年4月1日から適用する。
附則(平成15年規程第4号)
この規程は、公布の日から施行し、平成15年4月1日から適用する。
附則(平成15年規程第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成19年規程第4号)
(施行期日)
1 この規程は、平成19年4月1日から施行し、印南町分課設置条例の一部を改正する条例(平成19年条例第1号)の規定により設置された健康福祉課及び地籍管財課に係る文書については、平成18年4月1日から適用する。
(企画課文書にかかる経過措置)
2 印南町分課設置条例の一部を改正する条例(平成19年条例第1号)の規定により廃止となった企画課にかかる保管文書については、改正前の印南町文書編さん保存規程の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成21年訓令第3号)
この訓令は、平成21年9月14日から施行する。
附則(平成29年訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
文書分類表
| 中分類 | ||||||||||||||
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | |||
大分類 | 0 | 総務 | 総括 | 儀式表彰 | 文書公印 | 条例規則 | 防犯交通 | 職員 | 消防防災 | 財政 |
| 情報 | 選挙管理委員会 | 監査委員 | 企画 |
1 | 税務 | 総括 | 課税 | 徴収 | 県税 | 国税 | 税外収入 | 固定資産評価審査委員会 |
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3 | 建設 | 総括 | 占用 | 用地 | 道路 | 施設 | 入札契約 |
| 換地 | 高速道路 |
| 多目的ダム推進 | 災害復旧 |
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4 | 生活環境 | 総括 | 環境衛生 | 専用水道 | 下水道 | 防犯 | |||||||||
5 | 産業 | 総括 | 農業 | 林業 | 水産業 | 商工業 | 農業委員会 |
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7 | 出納 | 総括 | 歳入 | 歳出 | 職員共済組合 | 職員退職手当組合 |
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8 | 議会 | 総括 | 本会議 | 委員会 |
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10 | 住民 | 総括 | 戸籍 | 住民 | 国民健康保険 | 国民年金 | 出張所 | 住民相談 | 高齢者保健福祉 | 高齢者医療 | 福祉医療 |
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11 | 健康福祉 | 総括 | 社会福祉 | 児童母子福祉 | 高齢者健康福祉 | 保健衛生 | 切目社教センター | みずほ会館 | 介護保険 | 障害者福祉 | 高齢者福祉 |
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12 | 地籍・管財 | 総括 | 地籍 | 管財 | 住宅 |
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13 | 教育委員会 | 総括 | 学校教育 | 生涯学習 | 幼児対策 | 公民館 |
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0 総務
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 秘書 | 議会 | 町村会 | 区長会 | 自衛隊 | 財産区 | 行政改革 | 女性政策 | 市町村合併 |
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B | 儀式表彰 | 諸務 | 儀式 | 叙勲 | 位勲 | 表彰 | 交際 |
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C | 文書公印 | 諸務 | 広報 | 公印管理 | 文書収受発送 | 文書保管保存廃棄 |
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D | 条例規則 | 諸務 | 例規 | 広告式 |
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E | 防犯交通 | 諸務 | 防犯 | 交通安全 | 交通事故 |
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F | 職員 | 諸務 | 人事 | 給与 | 研修 | 福利厚生健康管理 | 保険年金 | 共済 | 嘱託臨時パート雇用 | 具申 |
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G | 消防防災 | 諸務 | 消防団 | 消防団互助会 | 自主防災組織 | 防災計画 | 防災行政無線 | 防災まちづくり |
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H | 財政 | 諸務 | 財政計画財政事情 | 歳出歳入予算 | 地方交付税 | 町債一時借入金 | 町道台帳 |
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I |
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J | 情報 | 諸務 | 情報管理 | 情報処理 | 情報公開 | 情報化 |
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K | 選挙管理委員会 | 諸務 | 委員会 | 選挙 | 選挙管理 |
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L | 監査委員 | 諸務 | 監査 | 検査 | 審査 | 報告公表 |
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M | 企画 | 人材育成 | 広域行政 | 土地利用計画 | 総合計画 | 総合調査 |
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1 税務
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 |
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B | 課税 | 諸務 | 町民税賦課調定 | 固定資産税賦課調定 | 軽自動車税賦課調定 | その他町税賦課調定 | 国民健康保険税賦課調定 |
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C | 徴収 | 諸務 | 町税徴収 |
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D | 県税 | 諸務 |
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E | 国税 | 諸務 |
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F | 税外収入 | 諸務 | 補助金 交付金 |
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G | 固定資産評価審査委員会 | 諸務 |
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3 建設
| 小分類 | ||||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 県営事業 | 建築確認 | 台帳整備 |
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B | 占用 | 諸務 | 官有地の占用施設 |
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C | 用地 | 諸務 | 公共用地取得 |
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D | 道路 | 諸務 | 町道改良事業 | 農道改良事業 | 林道改良事業 |
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E | 施設 | 諸務 | 漁港施設整備 |
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| 町単独事業 | 土地改良事業 | 山村振興対策事業(工事) | 町道等維持管理 | 交通安全施設整備 | 町単独(防災)事業 | 県上防災対策治山事業 | |
F | 入札契約 | 諸務 | 建設工事入札・契約 |
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G |
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H | 換地 | 諸務 | 換地処分 |
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I | 高速道路事業推進 | 諸務 | 用地交渉 |
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J | 高速道路関連整備 | 諸務 | 道路改良事業 | 公共用地取得 | 登記 |
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K | 多目的ダム推進 | 諸務 | 事業推進 |
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L | 災害復旧 | 諸務 | 公共土木施設 | 農地農業用施設 | 漁港施設 | 林業施設 |
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4 生活環境
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 |
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B | 環境衛生 | 諸務 | 塵埃処理 | し尿処理 | 畜犬登録狂犬病予防 |
| 公害 | 環境保全 |
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C | 専用水道 | 諸務 | 専用水道事業 | 専用水道施設維持管理 | |||||||||
D | 下水道 | 諸務 | 下水道事業 | 下水道施設維持管理 |
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E | 防犯 | 諸務 | 街灯 |
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5 産業
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 産業各種団体 | イベント |
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B | 農業 | 諸務 | 農業振興 | 各種土地改良事業 |
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C | 林業 | 諸務 | 林業振興 | 山村振興 | 有害鳥獣 | 公有林整備事業 |
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D | 水産業 | 諸務 | 水産業振興 |
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E | 商工業 | 諸務 | 商工業振興 | 観光 | 工場適地調査 企業誘致 |
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F | 農業委員会 | 諸務 | 委員会 | 農地法 | 調査 | 農業者年金 |
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6 企画
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 人材育成 | まちづくり懇談会 | 広域行政 | 土地利用計画 | 人権行政 |
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B | 計画 | 諸務 | 重要施策企画総合調整 | 長期総合計画実施計画 | 開発指導調整 | 宅地造成推進 |
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C | 統計調査 | 諸務 | 各種統計調査 | 技能習得 | 産業対策施設管理 | 経済厚生資金 |
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D | 地域改善 | 諸務 | 住宅新築資金 |
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E | 住宅 | 諸務 | 町営住宅 |
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F | 多目的ダム | 諸務 | 事業推進 |
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7 出納
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 |
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B | 歳入 | 諸務 | 一般会計 | 特別会計 |
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C | 歳出 | 諸務 | 一般会計 | 特別会計 | 給与支払 |
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D | 職員共済組合 | 諸務 |
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E | 職員退職手当組合 | 諸務 |
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8 議会
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0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 調査資料 | 請願 | 陳情 | 議長会 | 議員 | 事務協議会 | 職員 |
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B | 本会議 | 開会諸務 | 会議結果 | 会議録 | 議決書 |
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C | 委員会 | 常任委員会 | 議会運営委員会 | 特別委員会 | 全員協議会 | 一部事務組合 | 協議会その他 |
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9 教育委員会
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0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 会議 | 規則の制定改廃 | 予算 | 職員人事 | 調査統計 | 文書発受編纂保存 | 学校設置管理廃止 | 教育財産管理 | 校舎その他施設・教具設備の整備 |
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B | 学事 |
| 学校の組織編成 | 教育課程 | 学習指導 生徒指導 職業指導 | 教科書採択 教材取扱 | 学習効果の評価 | 研修 | 就学 入学 転学 | 学校給食 | 学校安全 | 教育機関環境衛生 | 進学奨励制度融資 | |
C | 社会教育 |
| 教育機関設置管理廃止 | 社教委員公民館運審委員会議 | 人権推進委員 | 社会教育団体指導育成 | 学級開設運営 | 社会教育設備機材資材の整備 | 文化財保護 | ユネスコ活動 | 女性政策 |
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D | 社会体育 |
| 社会体育施設管理運営整備 | 社会体育関係団体 | 社会体育活動開催振興 | 社会体育活動開催助言 |
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E | 公民館 |
| 青年学級 | 定期講座 | 講習会講演会等 | 体育レクリェーション等集会 | 各種団体機関等連絡 | 教材管理整備 | 貸館 |
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10 住民
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 |
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B | 戸籍 | 諸務 | 届出 | 身分 | 戸籍除籍 原戸 |
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C | 住民 | 諸務 | 住民基本台帳 | 人口動態 人口統計 | 外国人登録 | 印鑑登録 印鑑証明 | 埋火葬 | 斎場 |
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D | 国民健康保険 | 諸務 | 被保険者資格取喪 | 国民健康保険事業 |
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E | 国民年金 | 諸務 | 被保険者資格取喪 | 国民年金事業 |
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F | 出張所 | 諸務 | 窓口事務 | 戸籍住民基本台帳事務 |
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G | 住民相談 | 諸務 | 住民相談総合企画 | 人権啓発 |
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H | 高齢者保健福祉 | 諸務 | 高齢者福祉 |
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I | 高齢者医療 | 諸務 | 老人医療給付事業 |
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J | 福祉医療 | 福祉医療 |
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11 健康福祉
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 |
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B | 社会福祉 | 諸務 | 戦傷病者戦没者遺家族 | 恩給 | 災害救助 | 福祉団体育成強化 | 民生児童委員 | 生活保護 | 行旅病人 死亡人 | 心身障害者(児)福祉 |
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C | 児童母子福祉 | 諸務 | 児童福祉 | 母子福祉 |
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D | 高齢者健康福祉 | 諸務 | 介護保険 | 高齢者保健医療 | 高齢者福祉 | 老人保健事業 | 老人保健事業企画実施 |
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E | 保健衛生 | 諸務 | 保健事業総合企画 | 献血及び移植 | 精神保健 | 母子保健 | 予防接種 | 結核予防 | 防疫及び感染症等予防 | 老人保健事業 |
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F | 切目社教センター | 諸務 | 生活相談 生活改善指導 | 保健衛生 社会福祉事業 | 補修教育 図書閲覧事業 | レクリエーション 教養文化 | 社会調査 |
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G | みずほ会館 | 諸務 | 生活相談 生活改善指導 | 保健衛生 社会福祉事業 | 補修教育 図書閲覧事業 | レクリエーション 教養文化 | 社会調査 |
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H | 介護保険 | 諸務 | 被保険者資格取得 | 介護保険事業 |
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I | 障害者福祉 | 諸務 | 支援費事業 | 障害(児)者各種給付事業 | 在宅福祉事業 |
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J | 高齢者福祉 | 諸務 | 老人福祉施設入所事業 | 在宅福祉事業 |
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12 地籍・管財
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0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 |
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B | 地籍 | 諸務 | 地籍調査 |
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C | 管財 | 諸務 | 宅地造成推進 | 住宅新築資金 | 産業対策施設管理 | 公有財産維持管理 | 公用車管理 | 庁内維持管理 | 庁用備品 | 公有財産取得処分 | 公有財産共済 | 法定外公共物 | |
D | 住宅 | 諸務 | 町営住宅 |
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13 教育委員会
| 小分類 | ||||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
中分類 | A | 総括 | 諸務 | 教育委員会 | 文書管理 | 規則の制定改廃 | 予算 | 職員人事 | 臨時職員人事 | 教育財産管理 | 統計調査 |
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B | 学校教育 | 諸務 | 学校の組織編成 | 学習指導 生徒指導 職業指導 | 教科書採択・教材取扱 | 就職・入学・転学 | 学校給食 | 保健衛生・福利厚生 | 小・中連携 | 学校行事 | スクールバス関係 | 指定、研究調査委託事業 | |
C | 生涯学習 | 諸務 | 社会教育・社会体育施設管理 | 人権推進 | 社会教育・社会体育団体指導育成 | 文化財保護 | 社会体育 | 指定、研究調査委託事業 |
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D | 幼児対策 | 諸務 | 教育計画・保育計画 | 入園・退園計画 | 幼稚園・保育園の管理運営 | 園舎の整備 | 職員研修 | 保健衛生・福利厚生 | 保幼一元化 | 指定、研究調査委託事業 | 保育園給食 |
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E | 公民館 | 図書 | 貸館関係 | 講座・イベント | 指定、研究調査委託事業 |
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別表第2(第12条関係)
文書保存年限基準表
(第1種・永年保存)
1 条例、規則及び訓令の原本その他町例規類の原議
・ 告示簿
2 事業計画及びその実施に関する重要書類
・ 各種振興計画、大規模な開発計画の申請書等
3 町史その他重要な資料となる書類
・ 町広報、議会広報等
4 町議会の議事録、議決書等の会議に関する書類
5 官公庁の令達、指令その他官公庁との往復文書で重要なもの
6 重要な事務引継に関する書類
7 重要な訴願、訴訟及び異議の申立てに関する書類
8 統計書並びに重要な調査及び統計関係書類
9 重要な契約書類
・ 大規模な工事契約書、重要な不動産等売買契約書(未登記の場合)、重要な不動産等賃貸借(使用)契約書、これらに類するもの
10 職員の履歴書及び任免に関する書類
・ 辞令、職員台帳、履歴書、宣誓書等
・ 特別職等の名簿及び記録、各種委員の記録
11 褒賞及び表彰に関する書類
・ 叙勲の記録、褒賞及び表彰の記録、記念行事の記録、出版物等
12 財産、造営物及び町債に関する重要書類
・ 公有財産管理台帳、登記済証等
・ 起債借入書類等
・ 重要な寄附行為に関する記録
・ 町村合併、境界変更及び配分に関するもの
・ 金銭の支払いに関する証拠書類のうち権利の得失に関するもの
13 税務及び会計に関する重要書類
14 戸籍、衛生、保健、民生及び社会事業に関する重要書類
15 土木、建築及び都市計画に関する重要書類
16 農林、商工、観光及び公共事業に関する重要書類
17 予算書及び決算書
・ 決算統計、交付税算定書これらに関する結果集計書
18 その他永年保存の必要があると認められる書類
・ 認可、許可に関する重要書類
・ 申請、報告及び届出に関する重要書類
・ 特殊な処分又は事務の創始、改廃に関する重要書類
・ 機関の設置、廃止に関する重要書類
(第2種・10年保存)
1 訓令、告示の原議で永年保存に属しないもの
2 契約、認可、許可等に関する書類で永年保存に属しないもの
・ 契約、工事、物品等に関する書類のうち重要なもの
3 中央官庁の訓令、指令及び通達並びに中央官庁に対する上申及び申請書に関する書類で永年保存に属さないもの(協議書、計画書、補助事業申請書、補助事業変更申請書、補助金内定通知書、補助金交付決定通知書、補助金交付指令書、補助金交付申請書、補助事業実績報告書等)
4 事務引継に関する書類(永年保存のものを除く。)
5 一般的な不動産等売買契約書及び不動産等賃貸借(使用)契約書(永年保存のものを除く。)
6 諸報告及び統計書類で永年保存の必要のないもの
・ 官公庁への調査、報告で一定期間保存を決められているもの
・ 通知、照会、回答に関する書類のうち重要なもの
7 法規により施行し、または処分したもので重要な書類
8 租税その他各種公課に関する書類
・ 地方税及び税外収入に関する書類のうち重要なもの
9 決算を終わった会計簿及び証拠書類
・ 金銭の支払いに関する証拠書類(年度別の収入票、支出票)
10 争訟に関する書類(永年保存のものを除く。)
11 永年保存に関する書類の重要附属書類
・ 外国人登録に関する重要な書類
12 印鑑、住民登録及び工事関係の書類で重要なもの
13 その他5年を超えて保存の必要があると認められる書類
・ 町議会に関する書類で長期にわたり参照するもの
・ 原簿、各種台帳で一定期間保存を必要とするもの
・ 陳情書等で重要なもの(措置されるまで一定期間を要するもの)
・ 申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの(補助金交付申請書、補助金交付決定通知書、補助事業計画変更申請書、補助金事業廃止又は中止承認申請書、補助金概算払又は前金払請求書、補助事業進行状況報告書、補助事業実施報告書等)
・ 政策庁議に関するもの(起案書、通知書、報告書等、町の長期計画や政策の決定に関する文書)
(第3種・5年保存)
1 調査及び統計に関する計算書その他資料
2 公課公租及び手数料についての書類徴収簿の類
3 給与についての書類
4 予算関係の資料
5 文書の収受及び発送に関する資料
6 永年保存及び10年保存に関する書類の付属書類
7 報告、届出等で重要な書類
8 その他3年を超えて保存の必要があると認められる書類
・ 出納、経理に関する書類
・ 庁議に関する書類
・ 会議、事業に関する書類(起案書、講師依頼書、通知書、報告書、感想文、検診結果書等、会議、研修、各種事業、検診の開催)
・ 他機関や他団体との間でやりとりされる書類(通知文書、照会文書、依頼文書、回答文書、報告文書、進達文書等)
9 出勤簿、休暇・時間外勤務命令簿及び復命書、出張に関する書類
(第4種・3年保存)
1 町の通知その他の往復文書(1年保存のものを除く。)
・ 通知文書、起案書、出欠報告書
2 報告、届出等で比較的重要な文書
3 消耗品及び材料に関する受払簿
4 職員の申請、願い届及び届出書類で重要なもの
・ 住所、扶養(変更)
5 当直日誌類、業務日誌その他これに類する書類で災害対応等の記載のあるもの
6 その他1年を超えて保存の必要があると認められる書類
・ 財産、造営物に関する重要でないもの
・ 予算、決算出納に関する軽易なもの
(第5種・1年保存)
1 町の軽易な通知その他の往復文書
2 報告、届出等で軽易な書類
・ 台帳に登録した申請書及び届出書
3 各部署相互間の軽易な往復文書
・ 事務連絡、挨拶状、案内文書
4 当直日誌類、業務日誌その他これに類する書類
5 その他1年を超えて保存の必要を認められない書類
