(目的)

第1条　この要綱は、印南町における戸籍情報システムに係る戸籍又は除かれた戸籍(以下「除籍」という。)のデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(処理の基本方針)

第3条　戸籍情報システムによる事務処理にあたっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。

(保護責任者の設置)

第4条　戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置くこととし、保護責任者には、住民課長をもって充てる。

(保護責任者の職務)

第5条　保護責任者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

(端末機取り扱い責任者の設置)

第6条　保護責任者は端末機の適正な管理をするため、端末機取り扱い責任者(以下「取り扱い責任者」という。)を置くこととし、取り扱い責任者には戸籍事務担当係長をもって充てる。

(戸籍データ保護)

第7条　保護責任者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条　保護責任者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(出力帳票の管理)

第9条　保護責任者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第10条　取り扱い責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

(パスワードの管理)

第11条　保護責任者は、戸籍情報システムの取り扱い職員(以下「担当職員」という。)の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

(取り扱い状況の把握)

第12条　保護責任者は、取り扱い責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取り扱い状況を把握しておかなければならない。

(端末機の操作)

第13条　端末機の操作は、担当職員でなければ使用することができない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条　保護責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(戸籍データの重要性等についての研修の実施)

第15条　戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、新任の取り扱い職員及び取り扱い職員に対して年一回程度の教育、訓練計画を策定し保護責任者の了承を得た後、これを実施しなければならない。新任の担当職員については配属後できるだけ早い時期に実施しなければならない。