○印南町議会文書管理規程

平成26年4月1日

議会規程1号

(目的)

第1条 印南町議会事務局における文書管理については、印南町文書編さん保存規程(以下、「町規程」という。)に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書分類表)

第2条 文書の分類は、文書分類表(別表)による。

2 文書分類表には、中分類、小分類、簿冊名、編さん方法及び保存年限の詳細を定めるものとする。

(整理の方法)

第3条 別に定める文書分類表に基づき、会計年度又は暦年の区分により文書を速やかに編さんしなければならない。

2 第1項の規定にかかわらず、事務処理上の必要等がある場合は、2年又は2年以上にわたる分を一簿冊に編さんすることができる。

3 一簿冊に編さんし難いときは、適宜分冊することとする。

4 簿冊には、作成年度又は作成年、大中小分類、簿冊名、保存年限、廃棄年度又は廃棄年を記載した背表紙を付さなければならない。

(保存年限)

第4条 文書の保存年限は、町規程及び第2条で定める文書分類表によるものとする。

2 文書の保存年限の計算は、その文書が完結した翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年文書については、その文書が完結した翌年の1月1日から起算する。

(備付簿冊)

第5条 文書取扱事務の円滑適正な推進のため、必要な簿冊をおくことができる。

(文書の廃棄)

第6条 保存期間が満了した文書は、廃棄する。

2 備付簿冊については、第1項の規定に関わらず適宜廃棄する。

この規程は、公布の日から施行し、同年1月1日から適用する。

別表(第2条関係)

中分類

小分類

簿冊名

編さん方法

保存年限

会議A

諸務0

選挙、選任、推薦関係

暦年

5年

監査提出資料

暦年

3年

会議関係1

会議関係

暦年

5年

一般質問関係

暦年

5年

議員提出議案

暦年

10年

閉会中継続調査申出書

暦年

5年

議会欠席届

暦年

5年

傍聴人受付簿

暦年

5年

議決2

議決書

暦年

永年

議決結果報告書

暦年

10年

会議録3

会議録

暦年

永年

会議録関係

暦年

5年

請願4

請願、陳情等

暦年

5年

委員会B

諸務0




常任委員会1

総務産建常任委員会

暦年

5年

文教厚生常任委員会

暦年

5年

特別委員会2

広報特別委員会

暦年

5年

議会運営委員会3

議会運営委員会

暦年

5年

全員協議会4

全員協議会

暦年

5年

総務C

諸務0

契約書

会計年度

10年

町村議会実態調査

会計年度

5年

職員研修

会計年度

5年

視察関係

会計年度

5年

議会宛通知

会計年度

1年

例規1

条例規則規程台帳

会計年度

永年

公印台帳

会計年度

永年

事務分担

会計年度

3年

議長会2

県町村議会議長会

会計年度

5年

郡町村議会議長会

会計年度

5年

議会事務協議会

会計年度

5年

職員3

職員人事関係

会計年度

永年

休暇伺簿

会計年度

5年

超過勤務命令簿

会計年度

5年

出張命令簿

会計年度

5年

事務引継

会計年度

10年

議員D

諸務0

議員履歴簿

会計年度

永年

共済関係

会計年度

5年

公務災害関係

会計年度

5年

表彰関係

会計年度

永年

慶弔関係

会計年度

5年

一部事務組合関係

暦年

5年

印南町議会文書管理規程

平成26年4月1日 議会規程第1号

(平成26年4月1日施行)